엑셀로 배대지를 운영할 때 부딪히는 다섯 가지 한계

① 같은 데이터를 여러 번 입력합니다

고객이 보낸 신청서를 주문서 시트에 옮기고, 입고되면 입고 시트에 다시 적고, 출고할 때 송장 시트에 또 적습니다. 같은 주문 하나가 세 곳에 흩어지면 어느 시트가 최신인지 확인하는 일이 새로운 업무가 됩니다.

시스템에서는 주문 하나가 상태만 바뀌며 흘러갑니다. 접수 → 입고 → 검수 → 포장 → 출고가 같은 레코드의 상태 변화이므로 옮겨 적을 일이 없습니다.

② 창고와 사무실의 시차가 생깁니다

창고에서는 물건이 이미 나갔는데 사무실 시트에는 아직 포장 중으로 남아 있습니다. 그 사이 고객 문의 전화가 오면 답을 할 수 없습니다. 창고 담당자가 저녁에 몰아서 입력하는 방식이면 시차는 반나절까지 벌어집니다.

창고에서 휴대폰으로 바로 처리하고 사무실 PC에서 같은 데이터를 보는 구조라면 이 시차 자체가 사라집니다.

③ 재고 위치를 사람 기억에 의존합니다

엑셀에 "A랙 3단"이라고 적어 둘 수는 있습니다. 그런데 물건을 옮기고 나서 시트를 고치지 않으면 그때부터 그 값은 틀린 정보입니다. 물량이 늘수록 찾는 시간이 길어지고, 결국 담당자 한 명의 기억에 의존하게 됩니다.

• 랙(위치) 지정과 비움 처리가 시스템에서 이뤄져야 기록이 실제와 어긋나지 않습니다.
• 고객별 보관 물품과 대기 현황이 바로 보여야 재고 관련 문의에 즉답할 수 있습니다.
• 창고가 둘 이상이면 창고별 현황을 나눠 볼 수 있어야 합니다.

④ 요금 계산에서 실수가 납니다

무게와 부피, 부가서비스, 할인 조건이 겹치면 수식이 길어집니다. 수식 하나를 잘못 복사하면 그달 청구 전체가 틀어지고, 고객이 먼저 발견하면 신뢰 문제로 번집니다.

배송비와 부가서비스 요금이 주문 데이터에서 바로 산정되고 입금 확인과 결제 상태까지 한 화면에서 관리되면, 정산은 확인 작업으로 바뀝니다.

⑤ 고객 문의가 전부 전화로 옵니다

고객이 스스로 확인할 수 있는 화면이 없으면 "제 물건 어디까지 왔나요"라는 질문이 전화와 메신저로 옵니다. 물량이 늘면 이 응대만으로 하루가 갑니다.

고객이 신청·배송조회·결제내역·재고·요금 계산을 직접 확인하는 화면이 있으면 문의량 자체가 줄어듭니다. 실제 화면은 화면 살펴보기에서 보실 수 있습니다.

언제 넘어가야 할까