시스템 도입 전에 정리해야 할 데이터 다섯 가지

① 상품 코드 (SKU)

가장 중요하고 가장 오래 걸립니다. 시스템은 이름이 아니라 코드로 상품을 구분하기 때문에, 코드가 없거나 중복되면 재고·주문·정산이 전부 어긋납니다.

• 한 상품에 코드가 하나만 있는지 확인합니다. 담당자마다 다르게 부르는 경우가 흔합니다.
• 옵션(색상·사이즈)까지 코드로 구분되는지 봅니다. 옵션이 이름에만 있으면 재고가 붙지 않습니다.
• 세트 상품이 구성품으로 분해되는지 정합니다. 세트를 팔면 구성품 재고가 줄어야 합니다.
• 단종·리뉴얼 상품의 코드 처리 방침을 정합니다. 재사용하면 과거 데이터가 오염됩니다.

② 거래처와 고객 정보

같은 거래처가 표기만 다르게 여러 건으로 들어가 있는 경우가 많습니다. 사업자등록번호 같은 고유값을 기준으로 병합해 두어야 합니다. 담당자·연락처·주소가 최신인지도 이때 정리합니다.

③ 요금 규칙

요금은 대개 "그때그때 협의"로 굴러가고 있어서, 막상 문서로 옮기면 규칙이 서로 충돌합니다. 시스템에 넣으려면 조건과 순서를 명확히 해야 합니다.

1. 기준을 정합니다무게인지 부피인지, 둘 중 큰 값인지, 구간별인지 정합니다.
2. 부가 항목을 나열합니다포장 변경, 검수 강화, 보관료, 반송 처리 같은 항목과 금액을 정리합니다.
3. 예외를 명시합니다특정 고객사 할인, 프로모션 단가, 최소 청구 금액 같은 예외를 조건으로 표현합니다.
4. 적용 순서를 정합니다할인과 할증이 겹칠 때 어느 것을 먼저 적용할지 정해야 계산이 흔들리지 않습니다.

④ 재고 기준 시점

데이터 이관에서 가장 사고가 잦은 부분입니다. 어느 시점의 재고를 시작값으로 삼을지 정하고, 그 시점 이후의 입출고를 어떻게 반영할지 미리 합의해야 합니다.

⑤ 사용자와 권한

누가 어떤 화면을 보고 무엇을 고칠 수 있는지 정리합니다. 특히 금액 수정, 재고 조정, 주문 취소 세 가지는 권한을 좁게 잡는 편이 좋습니다. 나중에 문제가 생겼을 때 추적할 수 있어야 하기 때문입니다.

이 다섯 가지가 정리돼 있으면 도입 상담에서 나눌 이야기가 훨씬 구체적이 됩니다. 현재 사용 중인 프로그램의 데이터 이관 가능 범위는 도입 절차의 상담 단계에서 함께 확인해 드립니다.